Temps de lecture : 15 min
Points clés à retenir
- Dossier déjà ouvert : inutile d’en créer un nouveau, connectez-vous avec votre numéro de dossier et votre mot de passe.
- Actualisation obligatoire : tous les six mois, sous peine de suppression définitive après 9 mois d’inactivité.
- Dossier archivé : impossible à réactiver, seule une nouvelle création est possible.
- Délégation : un proche peut gérer votre dossier avec votre consentement écrit.
Mon dossier ViaTrajectoire est déjà ouvert : par où commencer ?
Vous avez déjà un dossier ViaTrajectoire, mais vous ne retrouvez plus comment y accéder ? Concrètement, la première étape est simple : direction l’espace particulier sur le site de ViaTrajectoire. Vous aurez besoin de deux éléments : votre numéro de dossier (généralement fourni par la MDPH lors de la création) et le mot de passe que vous avez défini. Sans eux, impossible d’entrer.
Identifiants nécessaires pour accéder à votre espace
Ce que les familles ne savent pas toujours, c’est que le numéro de dossier figure sur le courrier de décision d’orientation de la MDPH. Si vous l’avez égaré, pas de panique : contactez votre MDPH, elle pourra vous le redonner. Vous pouvez aussi essayer de récupérer votre compte via l’email utilisé lors de la création, en cliquant sur « Récupérer mon compte ». J’ai vu cette situation des dizaines de fois : des aidants qui, faute de retrouver leurs identifiants, créent un nouveau dossier et compliquent tout. Ne faites pas cette erreur.
Encadré conseil : Gardez précieusement votre numéro de dossier et votre mot de passe. Sans eux, vous ne pouvez pas accéder à votre dossier.
Que faire si vous avez oublié votre mot de passe ?
Un oubli de mot de passe, c’est fréquent. Sur la page de connexion, un lien « Mot de passe oublié ? » vous permet de le réinitialiser. Vous recevrez un email sur l’adresse associée à votre dossier. Si vous n’avez plus accès à cette adresse, il faut contacter le support ViaTrajectoire via le formulaire de contact, en précisant votre numéro de dossier. La réalité du terrain, c’est que le support peut mettre quelques jours à répondre, alors anticipez.
ViaTrajectoire a été expérimenté dans 10 départements avant sa généralisation : Ain, Hautes-Pyrénées, Paris, Seine-et-Marne, Yvelines, Tarn, Essonne, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne, Val-d’Oise, selon Mon Parcours Handicap (2024). Si vous résidez dans l’un de ces départements, votre dossier est peut-être plus ancien, mais les règles restent les mêmes.
Maintenant que vous savez comment accéder à votre dossier, passons à une étape tout aussi essentielle : l’actualisation de vos informations.
Comment actualiser mon dossier ViaTrajectoire déjà ouvert ?
La mise à jour de votre dossier est une obligation réglementaire. Concrètement, vous devez actualiser vos informations tous les six mois. ViaTrajectoire vous enverra un email de rappel. Vous disposez alors d’un délai d’un mois pour effectuer cette mise à jour. Passé ce délai, votre dossier passe en statut « inactif ». Au bout de 9 mois d’inactivité, il est supprimé définitivement. C’est une conséquence que beaucoup sous-estiment. La procédure est simple :
- Connectez-vous à l’espace particulier ViaTrajectoire avec votre numéro de dossier et votre mot de passe.
- Cliquez sur « Accéder à mon dossier ».
- Rendez-vous dans l’onglet « Mes informations ».
- Modifiez les champs nécessaires (coordonnées, situation, préférences).
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- Un email de confirmation vous sera envoyé.
Votre dossier est actualisé pour une durée de six mois.
Conséquences d’un défaut d’actualisation
Selon Cap Retraite (2024), la mise à jour du dossier est obligatoire tous les 6 mois, avec un délai d’un mois après le mail de rappel ; à défaut, le dossier est supprimé. J’ai accompagné des familles qui, après un déménagement ou une hospitalisation, ont oublié cette échéance. Résultat : tout le travail de saisie est perdu, il faut repartir de zéro avec un nouveau dossier. Pas de langue de bois : c’est frustrant, mais la règle est claire.
| Action | Délai | Conséquence |
|---|---|---|
| Réception du mail de rappel | Immédiat | Vous avez 1 mois pour actualiser |
| Actualisation effectuée | Dans le mois | Dossier valide pour 6 mois |
| Aucune actualisation après 6 mois | Délai dépassé | Dossier passe en inactif |
| Inactivité prolongée (9 mois) | 3 mois supplémentaires | Suppression définitive |
Si votre dossier est déjà inactif, la section suivante vous explique comment le réactiver.
Que faire si mon dossier ViaTrajectoire est archivé ?
La question du statut du dossier est souvent source de confusion. Je vais être très concret : il existe trois états possibles pour un dossier ViaTrajectoire : actif, inactif et archivé.
Dossier inactif vs archivé : comprendre les statuts
Un dossier actif est celui que vous avez créé et que vous actualisez régulièrement. Un dossier inactif est un dossier qui n’a pas été actualisé depuis plus de six mois mais qui n’a pas encore été supprimé. Vous pouvez encore le réactiver. En revanche, un dossier archivé a été définitivement supprimé après 9 mois d’inactivité. Et là, pas de retour possible : vous devez créer un nouveau dossier.
Prenons un exemple : Mme Martin a reçu un mail de rappel, mais elle était en déplacement et ne l’a ouvert qu’après le délai d’un mois. Son dossier est devenu inactif. Si elle agit dans les trois mois qui suivent, elle peut le réactiver. Mais si elle attend trop longtemps, le dossier sera archivé et elle devra tout recommencer. J’ai vu cette situation des dizaines de fois, et c’est toujours une source de stress inutile.
Procédure de réactivation d’un dossier inactif
Si votre dossier est inactif (statut « Annulé » dans votre tableau de bord), connectez-vous, allez dans l’onglet « Dossiers annulés », et cliquez sur « Réactiver le dossier ». Votre dossier redeviendra actif et vous pourrez l’actualiser. Attention : cette option n’existe pas pour un dossier archivé.
Encadré avertissement : Ne jamais créer un deuxième dossier si le premier est encore actif. Contactez le support pour toute confusion.
Vous souhaitez mettre fin à vos démarches ? La section suivante explique comment annuler votre dossier.
Comment annuler ou supprimer mon dossier ViaTrajectoire ?
Il peut arriver que vous souhaitiez annuler une demande d’admission ou supprimer définitivement votre dossier. La procédure est simple : depuis votre tableau de bord, cliquez sur « Paramètres », puis « Annuler mon dossier et toutes ses demandes ». Choisissez un motif dans la liste déroulante et confirmez. Tous les envois vers les établissements seront annulés.
Annulation accidentelle : que faire ?
Si vous avez annulé par erreur, rassurez-vous : tant que le dossier n’est pas archivé (c’est-à-dire dans les 9 mois qui suivent), vous pouvez le réactiver en suivant la procédure décrite plus haut. Si le dossier est encore actif, l’annulation est réversible. Vérifiez toujours avant d’agir.
| Action | Effet | Réversibilité |
|---|---|---|
| Annulation simple | Dossier et demandes annulés, mais pas supprimé | Réversible dans les 9 mois |
| Suppression définitive | Dossier archivé, plus aucune donnée | Irréversible |
Une autre question revient souvent : peut-on avoir deux dossiers pour la même personne ? Réponse dans la section suivante.
Puis-je ouvrir deux dossiers ViaTrajectoire pour la même personne ?
La réponse est claire : non. Un seul dossier par personne est autorisé. Si un second dossier est créé, le premier devient inactif et cela peut entraîner des complications, notamment des doublons dans les demandes d’admission. La plateforme est conçue pour garantir la cohérence des informations médicales et un suivi unique.
Si vous avez créé un deuxième dossier par erreur, contactez immédiatement le support ViaTrajectoire via le formulaire de contact. Ils pourront fusionner les doublons ou supprimer le dossier superflu. Ce que les familles ne savent pas toujours, c’est que la multiplication des dossiers peut aussi poser problème avec la MDPH, qui ne sait plus quel dossier est le bon.
Encadré conseil : Si vous gérez un dossier pour un proche, vérifiez qu’aucun autre dossier n’existe déjà. Contactez le support pour fusionner les doublons.
Maintenant que vous savez tout sur la création et la gestion de votre dossier, intéressons-nous au suivi de vos demandes d’admission.
Comment suivre l’avancement de mes demandes d’admission ?
Votre tableau de bord personnel est votre allié. Dans l’onglet « Mes demandes », vous retrouvez toutes les demandes envoyées aux établissements, avec leur statut : envoyée, reçue, acceptée, refusée. Chaque changement de statut déclenche une notification par email, si vous avez activé cette option dans vos paramètres.
Lecture du tableau de bord
| Statut | Signification | Action possible |
|---|---|---|
| Envoyée | Votre demande a été transmise à l’établissement | Attendre |
| En cours | L’établissement examine votre dossier | Relancer via la plateforme |
| Acceptée | Place proposée | Confirmer ou refuser l’admission |
| Refusée | Pas de place disponible | Contacter d’autres établissements |
Notifications et relances
Vous pouvez relancer un établissement directement depuis la plateforme, sans avoir à téléphoner. C’est un gain de temps considérable. Le délai moyen de réponse est de 2 à 4 semaines, mais tout dépend du nombre de places disponibles. Pas de langue de bois : certains établissements très demandeurs répondent plus vite que d’autres.
Si vous rencontrez des difficultés, la section suivante fait le point sur les problèmes courants et leurs solutions.
Problèmes fréquents et solutions quand votre dossier est déjà ouvert
Même avec un dossier déjà ouvert, des imprévus peuvent survenir. Voici les trois problèmes les plus courants que j’ai rencontrés sur le terrain en région PACA :
Identifiants perdus ou oubliés
Vous avez perdu votre numéro de dossier ? Contactez votre MDPH. Mot de passe oublié ? Utilisez la récupération par email. Si plus rien ne fonctionne, le support ViaTrajectoire peut vous aider, mais prévoyez un délai de réponse de quelques jours.
Dossier inactif sans notification
Parfois, l’email de rappel atterrit dans les spams, ou l’adresse email associée au dossier a changé. Vérifiez vos spams régulièrement et mettez à jour votre adresse email dans votre espace dès que possible. Si vous ne recevez jamais de notification, contactez le support.
Erreur technique lors de l’envoi
Si un message d’erreur apparaît lorsque vous tentez d’envoyer une demande, cela peut venir d’un établissement non connecté à ViaTrajectoire. Vérifiez la liste des établissements accessibles dans votre zone. Si le problème persiste, contactez le support régional ViaTrajectoire de votre département.
- Vérifier les spams
- Contacter la MDPH
- Appeler le support régional
Enfin, une question pratique : qui peut gérer votre dossier à votre place ? Réponse dans la dernière section.
Qui peut gérer mon dossier ViaTrajectoire à ma place ?
La gestion d’un dossier ViaTrajectoire n’est pas réservée à la seule personne concernée. Plusieurs acteurs peuvent intervenir :
Droits d’accès : usager, aidant, professionnel
| Acteur | Créer | Consulter | Modifier | Annuler |
|---|---|---|---|---|
| Usager (personne concernée) | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Proche aidant (avec consentement) | Non | Oui | Oui | Oui (si autorisé) |
| Médecin traitant (volet médical) | Non | Partiel (volet médical) | Partiel | Non |
| Service hospitalier (en cas d’hospitalisation) | Oui (cas ponctuel) | Oui | Oui | Non |
Pour déléguer la gestion à un proche, vous devez vous rendre dans les paramètres de votre dossier, option « Changer la situation de l’usager », et autoriser l’aidant. Ce dernier recevra des identifiants spécifiques. Important : l’usager garde toujours un accès complet à son dossier.
Encadré conseil : Avant de gérer le dossier d’un proche, assurez-vous d’avoir son consentement écrit. C’est une question qui mérite mieux qu’une réponse vague : sans consentement, vous ne pourrez pas accéder au dossier.
Le médecin traitant, quant à lui, reçoit une notification pour remplir le volet médical directement en ligne. Si la personne n’a pas de médecin traitant, elle peut en désigner un auprès de la MDPH ou, dans certains cas, demander au médecin coordinateur de l’établissement visé de compléter le volet. J’ai vu cette situation des dizaines de fois dans les Bouches-du-Rhône, et une solution existe toujours.
Maintenant, faisons le point avec les questions les plus fréquentes.
Questions fréquentes
Comment se connecter à mon dossier ViaTrajectoire ?
Rendez-vous sur l’espace particulier de ViaTrajectoire. Saisissez votre numéro de dossier et votre mot de passe (fournis par la MDPH ou obtenus à la création). Si vous les avez perdus, utilisez le lien « Récupérer mon compte » ou contactez votre MDPH.
Que faire si j’ai perdu mon numéro de dossier ViaTrajectoire ?
Votre numéro de dossier figure dans le courrier de décision d’orientation de la MDPH. Si vous ne le retrouvez pas, contactez votre MDPH qui pourra vous le communiquer à nouveau. Vous pouvez également essayer de récupérer votre compte via l’email utilisé lors de la création.
Mon dossier ViaTrajectoire est archivé, puis-je le réactiver ?
Non, un dossier archivé ne peut pas être réactivé. Vous devez créer un nouveau dossier. Si votre dossier est simplement inactif (non actualisé depuis 6 mois mais pas encore archivé), vous pouvez le réactiver depuis le tableau de bord, onglet « Dossiers annulés », en cliquant sur « Réactiver le dossier ».
Dois-je recréer un dossier si j’ai déjà une demande en cours ?
Non, si un dossier est déjà ouvert pour la même personne, il suffit de le réutiliser. Ne créez pas un deuxième dossier, car cela annulerait le premier et compliquerait le suivi. Connectez-vous simplement pour compléter ou modifier votre dossier existant.
Comment mettre à jour mon dossier ViaTrajectoire ?
Connectez-vous à votre espace particulier, cliquez sur « Accéder à mon dossier », puis sur l’onglet « Mes informations ». Modifiez les champs souhaités et cliquez sur « Enregistrer ». Vous serez invité à actualiser votre dossier tous les six mois. Un email de rappel vous sera envoyé.
Puis-je annuler une demande d’admission déjà envoyée ?
Oui, depuis votre tableau de bord, rendez-vous dans les paramètres et cliquez sur « Annuler mon dossier et toutes ses demandes ». Choisissez un motif et confirmez. Tous les envois vers les établissements seront annulés. Cette action est réversible tant que le dossier n’est pas archivé.
Qui peut accéder à mon dossier ViaTrajectoire ?
Vous seul (ou la personne concernée) avez accès à votre dossier via vos identifiants. Vous pouvez autoriser un proche à gérer le dossier avec votre consentement. Le médecin traitant peut accéder au volet médical. Les établissements recevant vos demandes consultent uniquement les informations nécessaires.
Conclusion : votre dossier ViaTrajectoire mérite une attention régulière
Récapitulons les points essentiels pour une gestion d’un dossier ViaTrajectoire déjà ouvert réussie :
- Inutile de recréer un dossier si un premier est déjà ouvert ; connectez-vous simplement.
- Votre dossier doit être actualisé tous les six mois ; un mail de rappel vous prévient.
- Un dossier archivé ne peut pas être réactivé : créez-en un nouveau.
- Vous pouvez déléguer la gestion à un proche avec son consentement.
Et vous, votre dossier ViaTrajectoire est-il à jour ? Prenez deux minutes pour vérifier dès maintenant.
Vingt ans dans le médico-social, et ma propre famille m’a appris ce que les dossiers EHPAD coûtent vraiment — en énergie, en temps, en erreurs évitées. J’écris ce que j’aurais voulu trouver.