Dossier EHPAD : le guide complet 2026 pour une admission réussie (Cerfa 14732*03)

Temps de lecture : 15 min

Qu’est-ce que le dossier unique d’admission en EHPAD (Cerfa 14732*03) ?

Concrètement, le dossier unique d’admission en EHPAD est un formulaire national obligatoire depuis le décret n°2012-22 du 9 janvier 2012. Avant cette réforme, chaque établissement avait ses propres documents, ce qui obligeait les familles à multiplier les démarches. Aujourd’hui, un seul dossier unique admission ehpad (Cerfa 14732*03) est valable pour tous les EHPAD de France, y compris pour les accueils temporaires.

Origine réglementaire et harmonisation nationale

Selon l’article D.312-155-0 du Code de l’action sociale et des familles, ce dossier a été conçu pour simplifier la vie des familles et des professionnels. Concrètement, cela signifie que vous n’avez plus à remplir un formulaire différent pour chaque maison de retraite médicalisée que vous sollicitez. Je l’ai vu des dizaines de fois : des familles arrivaient avec des classeurs entiers de photocopies, perdaient des heures à recopier les mêmes informations. Aujourd’hui, c’est fini.

Différence entre dossier unique et demandes papier

Le dossier unique n’empêche pas les échanges papier traditionnels, mais il impose un format standardisé. Vous pouvez télécharger le Cerfa 14732*03 sur service-public.fr ou le retirer directement à l’accueil de l’EHPAD. Ce que les familles ne savent pas toujours : le dépôt du dossier ne garantit pas une admission immédiate. Il s’agit d’une préinscription sur liste d’attente. Un encadré « À savoir » s’impose ici.

C’est une question qui mérite mieux qu’une réponse vague : oui, le même dossier peut être envoyé à plusieurs établissements. Je vous expliquerai comment dans la section dédiée à ViaTrajectoire.

Les deux volets du dossier : administratif et médical

Le dossier unique d’admission en EHPAD (Cerfa 14732*03) se compose de deux parties : le volet administratif, à remplir par la personne âgée ou son représentant, et le volet médical, à remplir par le médecin traitant. Ce dernier est transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur. Cette séparation est essentielle : elle garantit que les données de santé ne sont pas accessibles à tout le personnel administratif.

Draft featured snippet : Le dossier unique d’admission en EHPAD (Cerfa 14732*03) se compose de deux parties : le volet administratif, à remplir par la personne âgée ou son représentant, qui recueille les informations personnelles et le type d’hébergement souhaité ; et le volet médical, à remplir par le médecin traitant, qui évalue le niveau de dépendance (GIR) et les besoins de soins, transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur.

Le volet administratif : informations personnelles et habilitations

Concrètement, le volet administratif collecte les informations personnelles de la personne âgée : nom, date de naissance, adresse, situation familiale, numéro de sécurité sociale. Il demande aussi le type d’hébergement souhaité (permanent ou temporaire), la date d’entrée envisagée, et l’éventuelle admission avec le conjoint. C’est ici que vous indiquez si la personne a déjà bénéficié d’une évaluation GIR ou d’une APA.

Le volet médical : rôle du médecin traitant et avis du coordonnateur

Le volet médical est la clé de l’admission. Le médecin traitant y évalue le degré de dépendance (GIR) et les soins nécessaires : pathologies chroniques, traitements en cours, besoins en soins infirmiers, kinésithérapie, etc. Ce document, sous pli confidentiel, est adressé directement au médecin coordonnateur de l’EHPAD. C’est lui qui décide si l’établissement peut répondre à ces besoins. J’ai vu cette situation des dizaines de fois : un refus pour cause d’inadéquation entre les soins requis et les équipements disponibles. Par exemple, une personne nécessitant une surveillance 24h/24 pour des troubles du comportement sévères ne pourra pas être accueillie dans une unité de vie classique.

Pièce	Où l’obtenir	Obligatoire / Facultatif
Pièce d’identité	Mairie, préfecture	Obligatoire
Justificatif de domicile	Facture EDF, quittance de loyer	Obligatoire
Avis d’imposition	Impôts.gouv.fr	Obligatoire
Livret de famille	Mairie de naissance	Facultatif (mais recommandé)
Carte Vitale	Assurance maladie	Obligatoire
Attestation mutuelle	Mutuelle	Recommandé
Décision APA / GIR	Conseil départemental	Si déjà attribué

Cette séparation en deux volets n’est pas un détail bureaucratique : elle protège la confidentialité médicale tout en permettant à l’EHPAD d’évaluer la compatibilité. Passons maintenant au rassemblement des pièces.

Comment rassembler les pièces justificatives ?

Rassembler les pièces justificatives ehpad est souvent ce qui bloque les familles. Pas de panique, j’ai listé pour vous les documents incontournables. La réalité du terrain, c’est que les dossiers incomplets sont l’une des principales causes de refus administratif – avant même l’étude médicale.

Pièces administratives de base

• Photocopie recto-verso de la pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité).
• Justificatif de domicile de moins de trois mois (facture d’électricité, quittance de loyer, attestation d’assurance habitation).
• Photocopie du livret de famille (pages principales).
• Numéro de sécurité sociale et carte Vitale.
• Attestation de mutuelle ou de complémentaire santé.

Justificatifs financiers et ressources

Pour calculer le reste à charge et les éventuelles aides (APA, ASH), l’EHPAD a besoin de connaître les ressources de la personne :

• Avis d’imposition ou de non-imposition sur le revenu (les deux dernières années).
• Relevés bancaires des trois derniers mois (pour certains établissements).
• Décision d’attribution de l’APA ou notification GIR si déjà connue.
• Titre de pension ou de retraite si la personne est encore en activité ou si elle perçoit une pension d’invalidité.

Astuce : faites une copie numérique de chaque document et stockez-la sur un cloud sécurisé. Cela vous évitera de courir après les originaux si vous devez multiplier les envois. Vérifiez toujours que les copies sont lisibles – un document flou peut être refusé.

Maintenant que vous avez tous les papiers, attaquons le remplissage du formulaire Cerfa.

Remplir le volet administratif : le guide pas à pas

Remplir le formulaire cerfa 14732 peut sembler simple, mais chaque détail compte. Prenons l’exemple de Mme Legrand, 82 ans, classée GIR 4 (dépendance modérée). Son fils, Marc, m’a contacté pour l’aider à constituer le dossier.

Les informations personnelles et le représentant légal

Dans la première partie du volet administratif, vous devez renseigner l’identité du demandeur : nom, prénoms, date de naissance, adresse. Si la personne âgée ne peut pas signer elle-même (par exemple en raison de troubles cognitifs), il faut indiquer le représentant légal : personne de confiance, tuteur, curateur. Dans notre exemple, Marc est le fils et il détient une procuration notariée – il coche donc la case « représentant légal » et joint la procuration.

Indiquer le type d’hébergement et la date souhaitée

Le formulaire propose plusieurs options : hébergement permanent, hébergement temporaire, ou les deux. Pour Mme Legrand, la famille envisage un hébergement permanent avec une entrée dans trois mois. Ils indiquent donc « permanent » et une date au 1er octobre 2026.

Concrètement, ne mettez pas une date trop proche : si l’EHPAD n’a pas de place libre, il classera votre dossier sans proposition. Mieux vaut indiquer une date réaliste dans 3 à 6 mois. Ce que les familles ne savent pas toujours : vous pouvez aussi indiquer que vous acceptez un hébergement temporaire dans l’attente d’une place permanente – cela accélère souvent l’admission.

Passons maintenant au volet médical, la pièce maîtresse du dossier.

Le volet médical : clé de l’admission en EHPAD

Le volet médical ehpad est ce que le médecin coordonnateur examine en priorité. C’est souvent là que les familles rencontrent des difficultés : le médecin traitant peut être réticent à le remplir, ou ne pas connaître les attentes précises de l’EHPAD.

Les informations demandées au médecin traitant

Le médecin traitant doit décrire l’état de santé global de la personne : pathologies principales (Alzheimer, Parkinson, insuffisance cardiaque, diabète…), traitements en cours, degré de dépendance pour les actes de la vie quotidienne (se laver, s’habiller, se déplacer), et besoins en soins (pansements, injections, kinésithérapie). Il attribue également le GIR (Groupe Iso-Ressources) selon la grille AGGIR. Selon la CNSA, 78% des résidents d’EHPAD sont en GIR 1 à 4.

L’avis du médecin coordonnateur et les critères d’acceptation

Une fois le volet médical reçu sous pli confidentiel, le médecin coordonnateur de l’EHPAD l’étudie. Il vérifie si l’établissement dispose des moyens humains et matériels pour répondre aux besoins. Par exemple, si la personne nécessite une surveillance continue pour des troubles du comportement sévères et que l’EHPAD n’a pas d’unité protégée, le dossier sera refusé. J’ai vu cette situation des dizaines de fois dans ma région PACA : des familles qui insistent pour un EHPAD sans unité Alzheimer, alors que le proche a besoin de soins spécifiques.

Si le médecin traitant refuse de remplir le volet médical – cela arrive – vous pouvez demander à un autre médecin (généraliste ou hospitalier). En dernier recours, contactez le médecin coordonnateur de l’EHPAD directement pour trouver une solution.

Avec le volet médical bien rempli, vous maximisez vos chances. Ensuite, comment envoyer tout cela ? ViaTrajectoire est la solution moderne.

ViaTrajectoire : la solution en ligne pour constituer et envoyer son dossier

Concrètement, ViaTrajectoire est une plateforme numérique mise en place par les Agences Régionales de Santé (ARS). Elle permet de saisir le dossier unique en ligne, de le numériser et de l’envoyer simultanément à plusieurs EHPAD. La quasi-totalité des départements l’utilisent désormais, même si certaines zones rurales restent encore en version papier.

Création de compte et saisie du dossier

Rendez-vous sur viatrajectoire.fr. Créez un compte personnel (identifiant et mot de passe). Vous pourrez ensuite saisir les informations de la personne âgée : identité, coordonnées, type d’hébergement, et joindre les pièces justificatives numérisées (PDF, JPEG). Le volet médical doit être rempli par le médecin traitant via la plateforme ou scanné et envoyé par email sécurisé.

Sélection des établissements et suivi des demandes

Une fois le dossier complet, vous sélectionnez les EHPAD que vous souhaitez contacter, dans la limite de 5 à 10 maximum selon les régions (certaines n’ont pas de limite). Vous pouvez suivre l’avancement en temps réel : date de réception, statut (en cours d’étude, accepté, refusé), et recevoir des notifications. C’est un gain de temps considérable : plus besoin de faire des photocopies ou d’envoyer des lettres recommandées à chaque établissement.

Envoyer le dossier n’est que la première étape. Il faut ensuite gérer l’attente et les relances.

Envoyer le dossier et gérer la liste d’attente

Une fois le dossier complet envoyé, vous entrez dans la phase d’attente. Les listes d’attente ehpad peuvent être longues. Selon l’AD-PA, en région parisienne, le délai moyen d’attente est de 3 à 9 mois en 2023 – et les délais n’ont fait qu’augmenter depuis. En région PACA, où j’ai travaillé vingt ans, c’est souvent 4 à 6 mois, mais cela peut varier selon les départements.

Région	Délai moyen (2023)	Conseils
Île-de-France	3 à 9 mois	Multipliez les candidatures (jusqu’à 10)
Provence-Alpes-Côte d’Azur	4 à 6 mois	Privilégiez ViaTrajectoire
Auvergne-Rhône-Alpes	2 à 5 mois	N’hésitez pas à relancer par email
Occitanie	3 à 7 mois	Consultez les avis des familles sur les groupes Facebook

Envoi par courrier : procédure et suivi

Si vous optez pour le format papier (certains EHPAD ne sont pas encore connectés à ViaTrajectoire), privilégiez la lettre recommandée avec accusé de réception. Conservez une copie complète du dossier et une copie du récépissé. Notez la date d’envoi et le numéro de suivi. Une astuce : envoyez le dossier en début de mois, les secrétariats sont moins débordés.

Comprendre et gérer la liste d’attente

Chaque EHPAD classe les dossiers selon des critères médicaux et sociaux : urgence, niveau de dépendance, présence d’un aidant, proximité familiale. Certains donnent la priorité aux résidents déjà en accueil temporaire. Relancer poliment par téléphone ou par mail une fois par mois est acceptable. Ne faites pas de relance agressive – cela dessert le dossier. J’ai vu des familles obtenir une place plus rapidement en appelant pour signaler une aggravation de l’état de santé.

Quand la réponse positive arrive, il faut préparer l’entrée. Voyons cela ensemble.

Après l’acceptation : préparer l’entrée en EHPAD

Félicitations, l’admission est prononcée. Mais le travail n’est pas fini. L’entrée en ehpad est un moment clé qui nécessite une préparation administrative et psychologique.

Le contrat de séjour et le livret d’accueil

L’EHPAD vous remet un contrat de séjour à signer. Ce document détaille les prestations, les tarifs, les conditions de résiliation. Vous disposez d’un délai de rétractation de 14 jours à compter de la signature. Profitez-en pour vérifier chaque ligne : prix de la chambre, forfait dépendance, tarif des soins. Le livret d’accueil vous présente l’équipe, les horaires de visite, le règlement intérieur.

Le jour de l’installation : organisation pratique

Aménagez la chambre avec des objets familiers : photos, coussin préféré, petit meuble. Prévoyez une visite médicale d’entrée avec le médecin coordonnateur. Informez la famille et les amis de la nouvelle adresse. N’oubliez pas de demander s’il existe une aide au déménagement via l’APA ou des associations locales.

L’entrée en EHPAD est un choc pour la personne âgée. Soyez présent les premiers jours, rassurez-la. La transition se fait en douceur si elle est anticipée.

Questions fréquentes

Où se procurer le dossier d’admission en EHPAD ?

Le formulaire Cerfa 14732*03 est téléchargeable sur service-public.fr ou pour-les-personnes-agees.gouv.fr. Il peut également être retiré directement auprès de l’EHPAD. Depuis 2020, la version dématérialisée est disponible sur ViaTrajectoire.

Puis-je envoyer le même dossier à plusieurs EHPAD ?

Oui, le dossier unique est conçu pour cela. Il suffit de remplir un seul exemplaire original, d’en faire des photocopies (ou d’utiliser ViaTrajectoire) et d’adresser une copie à chaque établissement visé. Le volet médical original doit être mis sous pli confidentiel pour chaque copie.

Que faire si le médecin traitant refuse de remplir le volet médical ?

Demandez à un autre médecin (généraliste ou hospitalier) de le faire. Le volet médical peut être rempli par tout médecin inscrit à l’Ordre. En dernier recours, contactez le médecin coordonnateur de l’EHPAD pour trouver une solution.

Mon dossier peut-il être refusé ? Pour quelles raisons ?

Oui, le dossier peut être refusé si l’EHPAD estime ne pas pouvoir répondre aux besoins de soins de la personne (ex : unité Alzheimer non disponible) ou si le niveau de dépendance (GIR) est trop élevé par rapport aux capacités de l’établissement. Un dossier incomplet peut aussi être refusé.

Quelle est la différence entre demande d’admission permanente et temporaire ?

La demande permanente vise une installation définitive. La demande temporaire est pour une durée limitée (ex : 3 mois pour un répit). Le formulaire Cerfa permet de choisir les deux options et de préciser la durée et les jours souhaités pour le temporaire.

Faut-il déjà avoir une place libre pour envoyer le dossier ?

Non, l’envoi du dossier est une préinscription sur liste d’attente. L’EHPAD étudie votre dossier et vous classe en fonction de vos besoins et de la disponibilité des places. Il est recommandé d’envoyer le dossier plusieurs mois à l’avance.

Conclusion

Constituer un dossier d’admission en EHPAD est une étape stressante, mais avec une bonne préparation, vous augmentez considérablement vos chances. Récapitulons les points essentiels :

• Le dossier unique Cerfa 14732*03 est obligatoire pour toute admission, temporaire ou permanent.
• Soignez particulièrement le volet médical : l’avis du médecin coordonnateur est déterminant.
• ViaTrajectoire simplifie l’envoi et le suivi de vos demandes multiples.
• Anticipez les délais d’attente (plusieurs mois) et préparez l’entrée dès l’acceptation.

N’attendez pas que l’urgence s’installe : téléchargez dès aujourd’hui le formulaire Cerfa et commencez à rassembler vos pièces. Votre proche mérite une transition sereine vers un lieu de vie adapté.